Lastschriften und Verträge

Mit den folgenden Funktionen können in PraxWin wiederkehrende monatliche Lastschriften mit gleichen Zahlungsmodalitäten sowie Einmal-Lastschriften erstellt und verwaltet werden. Wiederkehrende monatliche Lastschriften werden in PraxWin als Vertrag angelegt. Ein Vertrag hat einen Gültigkeitszeitraum (mehrere Monate). Aus den Verträgen werden monatliche Lastschriftenaufträge erzeugt.

Einmalige Lastschriften werden direkt als eine Lastschrift mit allen dazugehörigen Daten angelegt.

Anschließend wird in PraxWin aus den Lastschriften eine  SEPA-XML-Datei generiert. Diese kann über die Internetseite Ihrer Bank oder eine spezialisierte Banking Software, an Ihre Bank übergeben werden.

Jede Lastschrift besitzt eine eindeutige Lastschriftennummer (LS-Nummer), welche im Verwendungszweck bei den exportieren Lastschriften zu finden ist. Anhand dieser kann die Lastschrift auf dem Kontoauszug eindeutig identifiziert werden.

Zusätzlich zu den Zahlungen können monatliche Forderungen als DateV Export Datei erstellt werden.

Voraussetzungen und Konfiguration von PraxWin

Für die Lastschriften-Übergabe an die Bank müssen in den Praxisstammdaten folgende Daten hinterlegt sein: 

1. Ein Bankkonto mit Bankbezeichnung, IBAN, BIC und Bankkontoinhaber 

2. Auf der Vorderseite der Praxisstammdaten müssen Sie Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer eintragen.

Die Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen Sie bei der Bundesbank. Ihre Bank muss Sie für den Lastschriften Einzug freischalten.

Verwalten von Verträgen

Patientenkarteikarte unter [Reiter: "Verträge"]

Ein Vertrag gilt immer für einen Patienten und wird in den Patientenstammdaten angelegt bzw. bearbeitet.

Bei der Neuanlage ist wichtig, dass das Häkchen „Lastschrift“ gesetzt wird. Wird das Häkchen nicht gesetzt, kann aus dem Vertrag keine Lastschrift generiert. Diese Funktionen können Sie verwenden um, z.B. monatliche Forderungen zu verwalten, die Sie nicht als Lastschrift abbuchen, sondern der Patienten Ihnen auf ein Bankkonto überweist.

Erstellen von Lastschriften aus Verträgen

Lastschriften werden in PraxWin unter [Reiter: "Finanzen"] => [Verträge] generiert. Um diese Funktion zu verwenden, müssen für einen oder mehrere Patienten bereits Verträge angelegt sein.

Über die [Taste: "Verträge prüfen"] prüft PraxWin ob in den Verträgen alle nötigen Informationen für eine Lastschrift enthalten sind.

[Taste: "Lastschriften für Verträge erzeugen"] Nach dem Erstellen eines Vertrages, lässt sich aus diesem für ein Datum an welchem die Lastschrift geltend gemacht werden soll (Ausführungsdatum) eine Lastschrift erzeugen.

PraxWin erzeugt in einem Monat aus einem Vertrag nur einmal eine Lastschrift. Als Kriterium wird hier das Ausführungsdatum verwendet, d.h. wenn Sie aus Verträgen Lastschriften erzeugt haben und später einen weiteren Vertrag angelegt haben, können Sie erneut Lastschriften erzeugen, denn es wird nur die neue Lastschrift erstellt.

Nach dem Erstellen der Lastschriften werden im Folgefenster die neuen Lastschriften angezeigt.

Einmal-Lastschriften

Neben den wiederkehrenden Lastschriften können Sie unter [Reiter: "Finanzen"] => [Taste: "Lastschriften"] auch eine einzelne Lastschrift anlegen. Diese Funktionen können Sie z.B. dazu verwenden, um eine einzelne Rechnung per SEPA Lastschrift vom Patientenkonto abzubuchen.

Übergabe der Lastschriften an die Bank

Vom PraxWin-Hauptfenster unter [Register: "Finanzen"] => [Taste: "Lastschriften"] werden die angelegten Lastschriften als XML-Datei im SEPA-Format exportiert.

Nach dem Betätigen der Taste [SEPA-XML Export] öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie den Gültigkeitsbereich der Lastschriften bestimmen müssen. PraxWin wählt nur die Lastschriften aus, deren Ausführungsdatum in diesen Zeitraum fallen.

Zudem muss eine Bankverbindung der Praxis ausgewählt werden. Dieses ist das Auftraggeber-Konto für die Lastschriften.

Mit dem Häkchen „Lastschriften als exportiert markieren“ wird bestimmt, ob die Lastschriften als exportiert gespeichert werden. Dieses Häkchen kann raus genommen werden, um einen Test-Export durchzuführen. Lastschriften, welche bereits als exportiert markiert sind, werden von PraxWin nochmals exportiert. Ob eine Lastschrift bereits exportiert ist, erkennen Sie am Datum in der Spalte „Exportiert am“.

Wenn Sie eine Lastschrift trotzdem erneut exportieren möchten, können Sie ausgewählte Lastschriften über die [Taste: "Erneut freigaben"]  wieder für den Export freigaben.

Das [Häkchen: "Protokoll erstellen"] bestimmt ob ein Protokoll der exportierten Lastschriften als Excel-Datei gespeichert werden soll.

Der Name der XML Datei und der Protokoll-Datei hat folgendes Format: 

LastschriftenExportYYYMMTT.xml bzw. LastschriftenExportYYYMMTT.xlsx

YYYYMMTT steht für Jahr Monat Tag des Exports.

Abgleich der Bankbuchungen mit den Daten der Forderungen

Diese Funktion fehlt noch!

Diese Funktion wird Bankbuchungen in PraxWin einlesen und Sie mit den Offenen Posten (Rechnungen) sowie den Vertragsdaten (regelmäßige Zahlungen) abgleichen.

Übergabe von Forderungen an DateV

Bei dieser Übergabe werden Forderungen pro Monat an DateV übergeben. Bei der Forderung wird aus der Debitornummer, dem Datum und einem Text eine fortlaufende Nummer als Rechnungsnummer übergeben. Für diese Forderung werden in PraxWin jedoch keine Offenen Posten / Rechnungen erstellt. Die Offenen Posten könnten anschließend in Datev verwaltet werden. Das Steuerbüro kann auch aus diesen Forderungen Lastschriftabbuchungen bei Ihren Kunden veranlassen.

Für die Nutzung des Exports muss vorher die DateV Übergabe konfiguriert werden. S. DATEV-Format: Übergabe an Steuerbüro auf der Hilfeseite: 04 Kassenbuch-Export als DATEV-Datei an Steuerberater 

Den Export starten Sie aus dem Vertragsfenster [Finanzen]->[Verträge]->[Datev-Forderungen Erstellen und Exportieren].
Da in Praxwin diese Forderungen nicht gespeichert werden, können Sie den Export beliebig häufig durchführen.

Beim Export werden Sie nach dem Ausführungsdatum gefragt, hierbei handelt es sich um das Datum für den die Forderungen erstellt werden. Das Datum gilt auch als Filterdatum für die gültigen Verträge. D.h. Verträge mit Gültig Von - Bis Datum in dem Zeitraum und für die Verträge für die keine Pause hinterlegt ist.

Damit der Export funktioniert, muss folgendes konfiguriert werden.

• Fibukonto für Erlöse aus Verträge (STammdaten->Fibukonten)

• Erstellung der Rechnungsnummer beim Export aktiviert

• Die Patienten müssen eine Debitornummer haben. s. Screenshot (Menü->Rezept->Verträge)

Sie können die Debitornummer wie im Screenshot selbst vergeben.  (Menü->Rezept->Verträge)

Falls Sie keine vergeben, kann PraxWin beim Export die Debitornummer automatisch hochzählen.

Alle 3 Konfigurationspunkte werden beim ersten Export überprüfung und die Konfigurationsfenster werden aufgerufen.

Debitornummer des Patienten gibt es als Feld in den Patientenstammdaten:

Der Export wird über die Taste Ausführung des Exports gestartet:

Für die automatische Vergabe der Debitornummer können Sie eine Startnummer vergeben. Zu finden unter Menü->Rezept->Verträge

Die Generierung der autmatische Rechnungsnummer muss auch unter Menü->Rezept->Verträge  aktiviert werden. 

Das Erlöskonto für Verträge kann unter  Stammdaten->Fibukonten wie alle anderen Fibukonten angelegt werden.

Nach dem alles konfiguriert ist und Sie den Export ausführen, werden werden sie aufgefordert die Export Datei auf dem PC zu speichern.