Lastschriften und Verträge
Mit den folgenden Funktionen können in PraxWin wiederkehrende monatliche Lastschriften mit gleichen Zahlungsmodalitäten sowie Einmal-Lastschriften erstellt und verwaltet werden. Wiederkehrende monatliche Lastschriften werden in PraxWin als Vertrag angelegt. Ein Vertrag hat einen Gültigkeitszeitraum (mehrere Monate). Aus den Verträgen werden monatliche Lastschriftenaufträge erzeugt.
Einmalige Lastschriften werden direkt als eine Lastschrift mit allen dazugehörigen Daten angelegt.
Anschließend wird in PraxWin aus den Lastschriften eine SEPA-XML-Datei generiert. Diese kann über die Internetseite Ihrer Bank oder eine spezialisierte Banking Software, an Ihre Bank übergeben werden.
Jede Lastschrift besitzt eine eindeutige Lastschriftennummer (LS-Nummer), welche im Verwendungszweck bei den exportieren Lastschriften zu finden ist. Anhand dieser kann die Lastschrift auf dem Kontoauszug eindeutig identifiziert werden.
Voraussetzungen und Konfiguration von PraxWin
Für die Lastschriften-Übergabe an die Bank müssen in den Praxisstammdaten folgende Daten hinterlegt sein:
1. Ein Bankkonto mit Bankbezeichnung, IBAN, BIC und Bankkontoinhaber
2. Auf der Vorderseite der Praxisstammdaten müssen Sie Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer eintragen.
Die Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen Sie bei der Bundesbank. Ihre Bank muss Sie für den Lastschriften Einzug freischalten.
Verwalten von Verträgen
Patientenkarteikarte unter [Reiter: "Verträge"]
Ein Vertrag gilt immer für einen Patienten und wird in den Patientenstammdaten angelegt bzw. bearbeitet.
Bei der Neuanlage ist wichtig, dass das Häkchen „Lastschrift“ gesetzt wird. Wird das Häkchen nicht gesetzt, kann aus dem Vertrag keine Lastschrift generiert. Diese Funktionen können Sie verwenden um, z.B. monatliche Forderungen zu verwalten, die Sie nicht als Lastschrift abbuchen, sondern der Patienten Ihnen auf ein Bankkonto überweist.
Erstellen von Lastschriften aus Verträgen
Lastschriften werden in PraxWin unter [Reiter: "Finanzen"] => [Verträge] generiert. Um diese Funktion zu verwenden, müssen für einen oder mehrere Patienten bereits Verträge angelegt sein.
Über die [Taste: "Verträge prüfen"] prüft PraxWin ob in den Verträgen alle nötigen Informationen für eine Lastschrift enthalten sind.
[Taste: "Lastschriften für Verträge erzeugen"] Nach dem Erstellen eines Vertrages, lässt sich aus diesem für ein Datum an welchem die Lastschrift geltend gemacht werden soll (Ausführungsdatum) eine Lastschrift erzeugen.
PraxWin erzeugt in einem Monat aus einem Vertrag nur einmal eine Lastschrift. Als Kriterium wird hier das Ausführungsdatum verwendet, d.h. wenn Sie aus Verträgen Lastschriften erzeugt haben und später einen weiteren Vertrag angelegt haben, können Sie erneut Lastschriften erzeugen, denn es wird nur die neue Lastschrift erstellt.
Nach dem Erstellen der Lastschriften werden im Folgefenster die neuen Lastschriften angezeigt.
Einmal-Lastschriften
Neben den wiederkehrenden Lastschriften können Sie unter [Reiter: "Finanzen"] => [Taste: "Lastschriften"] auch eine einzelne Lastschrift anlegen. Diese Funktionen können Sie z.B. dazu verwenden, um eine einzelne Rechnung per SEPA Lastschrift vom Patientenkonto abzubuchen.
Übergabe der Lastschriften an die Bank
Vom PraxWin-Hauptfenster unter [Register: "Finanzen"] => [Taste: "Lastschriften"] werden die angelegten Lastschriften als XML-Datei im SEPA-Format exportiert.
Nach dem Betätigen der Taste [SEPA-XML Export] öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie den Gültigkeitsbereich der Lastschriften bestimmen müssen. PraxWin wählt nur die Lastschriften aus, deren Ausführungsdatum in diesen Zeitraum fallen.
Zudem muss eine Bankverbindung der Praxis ausgewählt werden. Dieses ist das Auftraggeber-Konto für die Lastschriften.
Mit dem Häkchen „Lastschriften als exportiert markieren“ wird bestimmt, ob die Lastschriften als exportiert gespeichert werden. Dieses Häkchen kann raus genommen werden, um einen Test-Export durchzuführen. Lastschriften, welche bereits als exportiert markiert sind, werden von PraxWin nochmals exportiert. Ob eine Lastschrift bereits exportiert ist, erkennen Sie am Datum in der Spalte „Exportiert am“.
Wenn Sie eine Lastschrift trotzdem erneut exportieren möchten, können Sie ausgewählte Lastschriften über die [Taste: "Erneut freigaben"] wieder für den Export freigaben.
Das [Häkchen: "Protokoll erstellen"] bestimmt ob ein Protokoll der exportierten Lastschriften als Excel-Datei gespeichert werden soll.
Der Name der XML Datei und der Protokoll-Datei hat folgendes Format:
LastschriftenExportYYYMMTT.xml bzw. LastschriftenExportYYYMMTT.xlsx
YYYYMMTT steht für Jahr Monat Tag des Exports.
Abgleich der Bankbuchungen mit den Daten der Forderungen
Diese Funktion fehlt noch!
Diese Funktion wird Bankbuchungen in PraxWin einlesen und Sie mit den Offenen Posten (Rechnungen) sowie den Vertragsdaten (regelmäßige Zahlungen) abgleichen.