04 Kassenbuch-Export als DATEV-Datei an Steuerberater

PraxWin unterstützt die Übergabe der Kassenbuchungen zwei Schnittstellen von DATEV:

  1. Kassenbuch Online
    http://www.datev.de/portal/ShowPage.do?pid=dhp_de&nid=24036&zg=n

und

  1. Export des Kassenbuchbuchungen im DATEV-Format
    Die exportierten Daten können im Steuerbüro mit DATEV-Software eingelesen werden.

  2. ASCII-Import /-Export: Standardformate und individuelle Formate
    https://www.datev.de/dnlexom/client/app/index.html#/document/1036228

Fragen Sie bitten Ihren Steuerberater auf welche Art Sie die Daten übergeben sollen!

Grundsätzlicher Ablauf der Übergabe

In PraxWin werden für häufig vorkommende Buchungen Fibukonten hinterlegt. Häufige Buchungen sind: Eigenanteilquittungen und Privatrechnungen. Diese Einnahmen werden dann automatisch auf das richtige Fibukonto gebucht.

Auch für alle anderen Buchungen in der Praxis (z.B.: Ausgaben wie Post, Büromaterial, etc.) kann PraxWin ein Fibu-Konto hinterlegt werden, auf das gebucht wird. Allerdings ist hier in der Praxis nicht immer das richtige Konto bekannt. Deswegen wird für alle "unbekannten" Buchungen ein Konto mit dem Namen "Durchlaufender Posten" hinterlegt.

Beim Export trägt PraxWin für alle Buchungen, für die Sie kein Fibu-Konto hinterlegt haben, automatisch als Konto "Durchlaufender Posten" ein. Diese Buchungen werden nach dem Import in DATEV im Steuerbüro auf das richtige Konto umgebucht.

Welche Fibu-Konten Sie in PraxWin hinterlegen sollen, müssen Sie zunächst mit Ihrem Steuerbüro abklären. Nur von diesem können Sie die Fibu-Konten erhalten. Wie und Wo Sie diese Konten in PraxWin hinterlegen können, finden Sie hier unter dem Punk "Konfiguration der Fibu-Konten".

1. DATEV-Schnittstelle: Kassenbuch Online

http://www.datev.de/portal/ShowPage.do?pid=dhp_de&nid=24036&zg=n

Die Buchungen werden in eine Asci-Datei exportiert.

Die Datei hat folgendes Format

Beispiel:

"Währung";"VorzBetrag";"RechNr";"BelegDatum";"Belegtext";"UStSatz";"BU";"Gegenkonto";

"Kost1";"Kost2";"Kostmenge";"Skonto";"Nachricht"

"EUR";+100,00;"1";"0201";"Korrekter Betrag";;;;;;;;"Kasse Import Standardformat";

2. DATEV-Format: Übergabe an Steuerbüro

Den Export finden Sie in PraxWin unter unter [PW]è[Import und Export]è[Export an Datev]

Sie sehen nun folgendes Fenster:

Wählen Sie in dem Fenster als Export-Art: "DATEV Stapelbuchungen mit Kopfdaten" aus.

Nun müssen Sie folgende Felder aufüllen: Beraternummer, Mandantennummer und Länge der Konten. Diese Informationen erhalten Sie von Ihrem Steuerbüro.

Mit der [Taste: "Einstellungen Speichern"] werden die Einstellungen gespeichert.

Für den Export wählen Sie das Kassenbuch aus und legen die Zieldatei (Datei, in der die Buchungen gespeichert werden) fest. Der Präfix "EXTF_ "wird von PraxWin automatisch hinzugefügt.

Mit der [Taste: "Weiter"] können Sie die Buchungen exportieren.

3. ASCII-Import /-Export: Standardformate und individuelle Formate

PraxWin unterstützt auch eine allgemeine Schnittstelle von DATEV. Über diesen Export können Sie Kassenbuchungen an Ihr Steuerbüro übergeben. Die Daten werden in eine CSV-Datei gespeichert. Der Import muss in DATEV konfiguriert werden.

https://www.datev.de/dnlexom/client/app/index.html#/document/1036228

Schritte für den Export

Unter [PW] => [Import und Export] => [Export an DATEV]

In dem Fenster wählen Sie zuerst das Kassenbuch, aus dem die Buchungen exportiert werden sollen.

  • Die Dateien können entweder direkt in das Feld mit vollständigem Pfad z.B. D:\datev.csv eingegeben werden oder Sie wählen sie über die Dateiauswahl von Windows aus (rechts die drei kleinen Punkte)

  • Buchungsmonat: Dadurch werden nur die Kassenbuchungen des ausgewählten Monats exportiert.

  • Häkchen „Buchungen nach dem Export als exportiert markieren“

  • Setzen Sie hier ein Häkchen, merkt sich PraxWin welche Buchungen exportiert werden. Im Zusammenspiel mit dem Häkchen „Es sollen nur neue Buchungen exportiert werden“, können Sie steuern ob bereits exportierte Buchungen erneut exportiert werden sollen.

  • [Taste: "Fibu-Konten"] Konfigurieren
    Wichtig(!): Dies ist eine alte Konfiguration der Fibu-Konten und sollte nur in Ausnahmefällen verwendet werden!

Mit der Taste: "Weiter" gelangen Sie zum nächsten Fenster. Hier sehen Sie die Buchungen, die exportiert werden. In der Spalte "Gegen Konto sehen Sie das Fibu-Konto, das an DATEV übergeben wird.

Konfiguration der Fibu-Konten

Grundsätzlich können Sie Kassenbuchungen ohne Fibu-Konten exportieren und diese in DATEV einlesen. In diesem Fall müssen die Fibu-Konten in DATEV nachgepflegt werden. Sie können aber in PraxWin Fibu-Konten zu jeder Buchung erfassen, sodass diese auch exportiert werden und nicht mehr in DATEV nachgepflegt werden müssen.

Um sich diese manuelle Arbeit zu sparen, können in PraxWin für viele Buchungen, die bei Ihnen anfallen, Fibu-Konten hinterlegt werden. Das hat den Vorteil, dass diese Konten von PraxWin automatisch für jede Buchung hinterlegt werden.

Anlage beliebiger Fibu-Konten

Unter [Stammdaten => Fibu-Konten] können Sie beliebige Fibu-Konten anlegen.
Bitte sprechen Sie die Kontonummern mit Ihrem Steuerberater ab!

Die angelegten Konten können anschließend in PraxWin an verschiedenen Stellen verwendet werden:

  • Beim Kassieren des Eigenanteils

  • Bei der Rechnungsstellung (Finanzen/Rechnungen) und

  • im Kassenbuch bei Ein-/Ausgabe und bei Einlage und Entnahme

Es können Einnahme- und Ausgabekonten angelegt werden. Zusätzlich können Sie ein Einnahme/Ausgabe-Konto anlegen. Das gilt dann für Ein- und Ausgaben.

Fibu-Konten für Eigenanteil Quittung und für Privatrezept-Rechnungen

Diese Konten legen Sie unter Stammdaten => Fibu-Konten an.

Wenn Sie hier ein Konto für Eigenanteil anlegen, dann wählen Sie als Art "Einnahme" aus und als Einnahme-Art „Eigenanteil“. Für Privatrechnungen setzen Sie Art auf „Einnahme“ und „Einnahme-Art“ auf Privatrezept.

Fibu-Konten für Kassenbuch-Umsätze, die im Kassenbuch gebucht werden.

Wenn Sie im Kassenbuch eine Buchung vornehmen, dann gilt es hier das Feld „Fibu-Konto“ jedes Mal von Hand auszufüllen.

Alternativ können Sie unter [Stammdaten => Artikelgruppen] Artikelgruppen anlegen und dort Fibukonten hinterlegen. Wenn Sie nun im Kassenbuch bei Ein/ oder Ausgabe eine Artikelgruppe auswählen, wird PraxWin beim Export automatisch das richtige Konto exportieren und in der Buchung abspeichern. Wichtig: Erst beim Export!

Fibukonten in beliebigen Rechnungen

Unter Finanzen => Rechnungen, können Sie Rechnungen erstellen. In jeder Rechnung gibt es die Möglichkeit ein Fibukonto zu hinterlegen. Wird die Rechnung bar bezahlt, wird das hier hinterlegte Konto an DATEV übergeben.

Um die Kontoauswahl zu automatisieren, können Sie bereits in den Rechnungsvorlagen ein Fibu-Konto hinterlegen. Dann wird aus einer Rechnungsvorlage eine Rechnung erstellt und das Fibu-Konto übernommen.

Konfigurationsbeispiel:

Sie möchten für Eigenanteil ein Konto z.B. 81000 verwenden und für alle anderen Einnahmen und Ausgaben ein Konto 90000.

In dem Fall legen Sie unter Stammdaten => Fibukonten zwei Konten in PraxWin an. Ein Einnahme Konto 81000 mit der Einnahme Art „Eigenanteil“ und ein „EinUndAusgabe“ Konto 90000 mit der Einnahmeart „sonstige“.

Wenn Sie nun im Rezept den Eigenanteil ins Kassenbuch buchen, dann wird genau auf das Konto 81000 gebucht. Und wenn Sie eine beliebige andere Ein- und Ausgabe im Kassenbuch buchen, dann wird auf das Konto 90000 gebucht.

Falls die meisten Buchungen Eigenanteileinnamen im Kassenbuch sind, führt diese Konfiguration dazu, dass die meisten Buchungen richtig gebucht sind. Die Buchungen auf 90000 können anschließend von Ihrem Steuerberater auf die korrekten Konten verteilt werden.