Ein Bankkonto in PraxWin wird über einen Import von Kontoauszügen gefüllt.

Der Vorteil:

Anhand dieses Bankkontos können Sie offene Posten und Lastschriften automatisch begleichen. Somit entfällt das händische Nachtragen von Überweisungen als Zahlungen für Offene Posten. Bei Lastschriften erkennt PraxWin mögliche Rückbuchungen und stellt die bereits ausgeführten Lastschriften auf "Offen".

Unterschied zwischen Bankkonto und Kassenbuch

Ein Bankkonto bildet das echte Bankkonto 1 zu 1 ab. Infolgedessen sollten die Buchungen in das PraxWin- Bankkonto nur über den Import eines Kontoauszugs erfolgen.

Bei einem Kassenbuch werden, die Buchungen in PraxWin erfasst. Ein Kassenbuch sollte immer dann verwendet werden, wenn Sie neue Buchungen selbst manuell erfassen möchten. Das ist z.B. bei einer echten Barkasse, aber auch bei EC-Karten Zahlungen der Fall. Sollten Sie keinen Export eines Kontoauszugs haben, müssen Sie das Bankkonto als Kassenbuch in PraxWin anlegen. Dadurch können Sie neue Buchungen in das Bankkonto selbst einbuchen.

Berechtigung

Um ein Bankkonto zu erstellen, einzusehen und zu verwalten, muss ein Mitarbeiter die Berechtigung „Stammdaten Bankkonten Lesen und Schreiben“ besitzen. Der Administrator hat diese Berechtigung automatisch.

Bankkonto in Praxwin erstellen

Ein neues Bankkonto erstellen Sie in PraxWin unter [Finanzen], dort klicken Sie auf die Taste „Bankkonto“.

Hier können Sie mit einem Klick auf den Reiter [Neues Bankkonto] ein neues Bankkonto erstellen. Beim ersten Aufrufen des Bankkonto-Fensters, wird Ihnen das Erstellen eines Bankkontos direkt angeboten. Im nun gezeigten Fenster muss das Häkchen „Ist Bankkonto“ gesetzt sein, damit PraxWin weiß, dass es sich um ein Bankkonto handelt.

Bankkonto Konfigurieren

Beim ersten Importieren eines Kontoauszugs müssen Sie die zu importierenden Spalten konfigurieren. Wenn Sie die Konfiguration später ändern möchten, können Sie im Bankkonto mit der Taste „Bankkonto konfigurieren“ das Konfigurationsfenster des Bankkontos öffnen. Hier können Sie mit der Taste „Kontoauszug Import konfigurieren“ die Konfiguration wiederholen.

Import Kontoauszüge

Der Import eines Kontoauszugs erfolgt in einem Bankkonto. Ein Kontoauszug wird als CSV-Datei importiert. Diese CSV-Datei muss kommasepariert sein.

In der Regel können Sie im Online-Banking Bankbuchungen exportieren. Praxwin unterstützt folgende Formate

• CSV-MT940

• CSV

• Sepa Camt053

Auswahl der CSV Datei

Auf der nächsten Seite des Assistenten sehen Sie auf der rechten Seite die zuvor ausgewählte Datei in einer Tabelle. Diese soll ihnen helfen die Spalten des Kontoauszugs den Spalten von PraxWin zuzuweisen. Es müssen nicht alle Spalten zugewiesen werden.

Die Zuweisung wird in der linken Tabelle konfiguriert. In der linken Spalte der Tabelle finden Sie die Felder die PraxWin unterstützt. In der rechten Spalte wählen Sie die Felder des Kontoauszugs, so wie sie in der csv-Datei benannt sind, aus. Damit wird der PraxWin-Spalte die Spalte der Datei zugewiesen.

Diese Zuweisung wird mit Klick auf „Weiter“ in PraxWin für das Bankkonto gespeichert.

Praxwin unterstützt folgende Felder:

Da jede Bank die Spalten in der CSV Datei unterschiedlich benennt. Müssen für Kontoauszüge unterschiedlicher Banken individuell konfiguriert werden.

Für ein paar Banken haben wir die Konfiguration beschrieben:

Kontoauszug DKB

Felder die mit „*“ gekennzeichnet sind, müssen zugewiesen werden!

Nachdem Sie die Felder zugewiesen und auf „Weiter“ geklickt haben, sehen Sie in der Tabelle Ihren Kontoauszug, wie er importiert werden würde. Wenn Sie die Zuweisung nochmals korrigieren möchten, können Sie im Assistenten mit der Taste „Zurück“ zurück zur Zuweisung gelangen.

Wenn die Zuweisung in Ordnung ist, gelangen Sie mit der Taste „Weiter“ und danach mit der Taste „Fertig stellen“ in ein neues Fenster „Bankbuchungen“.

Wenn Sie im gleichen Bankkonto erneut einen Kontoauszug mit dem gleichen Aufbau importieren, gelangen Sie nach der Auswahl der Datei direkt in das Fenster „Bankbuchungen“.

Rechnungen und Lastschriften begleichen

Im neuen Fenster sehen Sie alle Buchungen des Kontoauszugs. In der Spalte „Status“ ist gekennzeichnet ob die Buchung des Kontoauszugs bereits importiert wurde oder neu ist. Bereits importierte Buchungen werden nicht erneut importiert. In der Spalte „Restbetrag“ steht der Betrag welcher noch nicht mit einer Rechnung oder einer Lastschrift verbucht ist. In der Spalte „Rechnung/Lastschrift“ sind die Nummern der Rechnungen oder der Lastschrift aufgelistet, welche bereits dieser Buchung zugeordnet sind.

Es lassen sich einer Buchung nur entweder Rechnungen oder eine Lastschrift zuordnen.

Rechnungen und Lastschriften automatisch begleichen

Beim ersten Öffnen des Kontoauszugs werden alle Buchungen überprüft und PraxWin versucht anhand des Verwendungszwecks passende Rechnungen und Lastschriften zu finden. Für Rechnungen sucht PraxWin die Rechnungsnummer der Rechnung, für Lastschriften die Lastschriftnummer.

Wenn der automatische Suchdurchlauf beendet ist, sehen Sie in der Spalte „Rechnung/Lastschrift“ das Ergebnis. Wenn gefundene Rechnungen oder Lastschriften nicht genau auf die Buchung passen, wird diese mit einem gelben „Ausrufezeichen“ auf der rechten Seite hervorgehoben. Diese Buchungen werden nicht importiert. Im Tooltip der betreffenden Zeile erhalten Sie Informationen dazu, weshalb die gefundene Rechnung oder Lastschrift nicht passt.

Mit Rechtsklick auf die betroffene Buchung und klicken auf „Annehmen“ wird das Symbol zu „ “.

Dadurch wird sie wieder für den Import freigeschaltet. Sie können auch händisch Rechnungen oder Lastschriften mit einer Buchung begleichen. Siehe dazu: Rechnung manuell begleichen und Lastschrift manuell begleichen.

Sollte die automatische Suche von Rechnungen und Lastschriften falsche Ergebnisse liefern (z.B. Zuordnung einer Rechnung, deren Rechnungsnummer nicht im Verwendungszweck erscheint), kontaktieren Sie bitte unseren Kundensupport, damit der Suchalgorithmus verbessert werden kann.

Nachdem alle Rechnungen und Lastschriften zugeordnet wurden, können Sie mit der Taste „Übernehmen“ die Buchungen des Kontoauszugs in das Bankkonto buchen und die Zahlungen für Rechnungen erzeugen.

Rechnung manuell begleichen

Mit der Taste „Rechnung zur Buchung hinzufügen“ öffnet sich eine Liste aller offenen Posten. Mit Doppelklick auf die gewünschte Rechnung oder auswählen der Rechnung und anklicken der Taste „Übernehmen“ wird die Rechnung mit der Bankbuchung verknüpft.

Einer Rechnung können mehrere Bankbuchungen (Teilzahlungen) hinzugefügt werden. Sobald eine Rechnung beglichen ist, können der Rechnung keine weiteren Bankbuchungen hinzugefügt werden.

Auch wenn eine Rechnung über eine Lastschrift beglichen ist, können keine weiteren Backbuchungen mehr hinzugefügt werden.

Lastschrift manuell begleichen

Mit der Taste „Lastschrift zur Buchung hinzufügen“ öffnet sich eine Liste aller Lastschriften. Mit Doppelklick auf die gewünschte Lastschrift oder auswählen der Lastschrift und klicken der Taste „Übernehmen“ wird die Lastschrift mit der Bankbuchung verknüpft.

Eine Buchung kann nur mit einer Lastschrift verknüpft werden.

Rechnung und Lastschriften aus Buchung entfernen

Um eine oder mehrere Rechnungen von einer Bankbuchung zu entfernen, klicken Sie auf „Rechnungen von Buchung entfernen“. Wenn nur eine Rechnung der Bankbuchung zugeordnet ist, wird diese entfernt. Wenn mehrere Rechnungen der Bankbuchung zugeordnet sind, öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie die zu entfernenden Rechnungen auswählen können. Klicken Sie anschließend auf „OK“.

Überblick über Zahlungen eines Patienten

Offene Posten

In den Offenen Posten sehen Sie ob eine Rechnung beglichen ist. Hier sehen Sie auch auf welche Art eine Rechnung beglichen ist, ob Sie bar, oder über ein Bankkonto eine Überweisung / Lastschrift beglichen ist.

Patienten Karteikarte

In der Patienten Karteikarte sehen Sie alle Zahlungen Bar und Bankbuchungen unter [Register: Zahlungen]

Zahlungen über eine EC Karte

Für EC-Karten-Zahlungen wird in PraxWin ein Kassenbuch (Kein Bankkonto!) angelegt. Diese Zahlungen werden durch das Buchen auf das EC-Karten-Kassenbuch direkt bei der Abbuchung von Ihnen dokumentiert, indem Sie auf das Konto buchen.

Wird eine Rechnung über eine EC-Karten-Abbuchung beglichen, ist diese Rechnung im System bereits ausgeglichen. Beim Import der Bankbuchungen kann PraxWin diese Buchungen auf dem Bankkonto nicht mehr einer Rechnung zuordnen, denn ansonsten würde PraxWin diese Rechnung als überzahlt verbuchen.

Aktuell können Sie das auflösen, in dem Sie diesen Buchungen keine Rechnung zuordnen. Sie erkennen diese Buchungen beim Import anhand eines gelben Ausrufezeichen. Gelb gekennzeichnete Buchungen werden von PraxWin zwar importiert, aber die erkannte Verknüpfung zu Rechnungen wird nicht hergestellt und die Offenen Posten sind davon unberührt.