Notizgruppen & Kategorien

Sie können in PraxWin Notizgruppen anlegen und Ihre Notizen zuordnen. Die Notizgruppen können wiederum in Kategorien eingeteilt werden, z.B. "Offen" oder "Erledigt".

Notizgruppen

Um die Notizgruppen nutzen zu können, müssen Sie die Notizgruppen anlegen und dann die Notizen den Gruppen zuordnen. 

Notizgruppe anlegen

• 1. Gehen Sie im Kalender auf "Wartelisten". 

  2. Gehen Sie auf den Reiter "Konfiguration" und dann auf "Wartelisten Gruppen" 

  3. Indem Sie dann auf "Neue Gruppe" klicken, wird eine neue Notizgruppe angelegt. 

4. Wenn Sie in das Feld "Name" klicken, können Sie den Namen der Gruppe bearbeiten. 

5. In dem Feld "Art" können Sie auswählen, ob es sich um eine Notiz- oder Wartelistengruppe handeln soll. 

6. Über "Speichern und Schließen" wird die Notizgruppe gespeichert. 

Standard-Email-Empfänger für eine Notizgruppe 

Für den Email-Versand von Notizen, kann für jede Notizgruppe ein Standard-Email-Empfänger angelegt werden. Wird eine Notiz per Email verschickt, wird sie so immer auch automatisch an diese Email-Adresse geschickt.  

Gehen Sie dazu: 

• 1. Unter "Stammdaten" auf "Notizgruppen".  

  2. Nun sehen Sie eine Liste mit allen angelegten Notizgruppen. 

  3. In der Mitte befindet sich das Feld "Standard-Email" (s.u.). Hier können Sie einfach die gewünschte Email-Adresse eintragen. 

Notiz einer Notizgruppe zuordnen 

1. Öffnen Sie eine Notiz oder legen Sie eine neue an. 

2. In dem Fenster "Neue Notiz" findet sich das Feld "Gruppen". Dort können Sie eine Notizgruppe auswählen. Wenn Sie Notiz nun speichern, ist sie der Gruppe zugeordnet. 

Notizkategorien

Die Kategorien stellen eine Untereinheit der Notizgruppen dar und müssen für die jeweiligen Notizgruppen angelegt werden. Später werden die Notizen der Notizgruppe dann einer Kategorie zugeordnet.

Notizkategorien anlegen

Zunächst müssen pro Notizgruppe die Kategorien angelegt werden.

• 1. Gehen Sie im Kalender auf "Warteliste" und dann auf "Konfiguration" 

  2. Gehen Sie auf "Wartelisten Gruppen" 

  3. Wählen Sie nun "Kategorien" und dann die "Notizgruppe" für die Sie die Kategorie erstellen möchten. 

  4. Klicken Sie nun auf "Neue Kategorie".

5. In das Feld "Name" tragen Sie nun den Namen der Kategorie ein.
6. In dem Feld "Email-Standardempfänger" können Sie eine Email-Adresse hinterlegen.
7. Mit "Schließen" werden Ihre Eingaben gespeichert. 

Notizen einer Kategorie zuordnen 

Eine Notiz ordnen Sie einer Kategorie zu, indem Sie

• 1. Eine neue Notiz erstellen und dann 

  2. in dem Feld "Kategorie" die gewünschte Kategorie auswählen. 

Die Notiz kann einer neuen Kategorie zugeordnet werden, indem die Notiz geöffnet wird und die Notizgruppe in dem entsprechenden Feld geändert wird.

Alternativ können die Notizen auch über die Kanban-Funktion zugeordnet werden.

Kanban-Darstellung von Notizen 

Bei einer Kanban-Methode handelt es sich um eine Methode zur Planung von Prozessen.

Hierbei werden die Aufgaben einer Notizgruppe mit den jeweiligen Kategorien der Notizgruppe visuell gegenübergestellt (s.u.). Gleichzeitig können die Notizen über diese Funktion einer Kategorie zugeordnet werden.

Sie sehen auf dem Beispielbild oben alle Notizen der Notizgruppe "Allgemeine Aufgaben". Die Notizkategorien "Offen", "Erledigt" und "Dringend" sehen Sie oben nebeneinander. Die Notizen der jeweiligen Kategorie sind darunter aufgelistet.

Kanban-Darstellung öffnen

• 1. Gehen Sie im Kalender auf "Notizen". 

  2. Wählen Sie den Reiter mit der entsprechenden Notizgruppe aus. 

  3. Nun finden Sie oben links ein Kästchen "Kanban". Setzen Sie dort ein Häkchen, dann wird die Funktion geöffnet. 

Zuordnen von Notizen in der Kanban-Darstellung

• 1. Die Notizen können per Drag & Drop zwischen den Kategorien verschoben werden. 

  2. Klicken Sie auf die Notiz und halten Sie den Klick gedrückt. 

  3. Nun ziehen Sie die Notiz zu der Kategorie bis zwei Pfeile erscheinen und lassen den Klick los. 

  4. Die Notiz ist nun zugeordnet 

Übersicht über die Notizgruppen

Wenn Sie Über Kalender => Notizen öffnen. Sehen Sie dort die unterschiedlichen Notizgruppen. Unter diesen finden Sie die zugeordneten Notizen.