01 Rezeptabrechnung

Direktabrechnung mit deN Gesetzlichen Krankenkassen

Einrichtung und Konfiguration

Für die Direktabrechnung mit den Krankenkassen ist ein Zusatzprogramm mit dem Namen Dakota notwendig.

Die Dakota Installationsdateien erhalten Sie von uns per Email.

Wichtig: für Support von Dakota ist Navato Ihr Ansprechpartner!

Nach der Installation von Dakota müssen Sie sich bei der ITSG registrieren.

Sie werden nach der Installation Schritt für Schritt angeleitet.

Anleitungen zur Rezeptabrechnung

I. Abrechnungsliste anlegen

Für jede Abrechnung wird eine Abrechnungsliste angelegt in die dann die abgeschlossenen Verordnungen eingefügt werden.

Eine neue Abrechnungsliste legen Sie unter "Rezeptabrechnung" und dann "Neue Abrechnung" an (s.u.)

Die folgenden Felder (s.u.) füllen Sie wie folgt aus:

Bezeichnung

Hier tragen Sie eine aussagekräftige Bezeichnung für die Abrechnung ein, z.B. den Monat und das Jahr.

Datum der Abrechnung

Hier tragen Sie ein, wann Sie voraussichtlich die Abrechnung durchführen werden.

Erstelldatum

Dieses Datum wird automatisch erstellt.

Praxis IK

Hier wird automatisch Ihre in PraxWin hinterlegte IK eingetragen. Wenn Sie mehrere IK haben, müssen Sie die IK über die Sie abrechnen müssen auswählen. Wichtig! Für jede IK gibt es eine eigene Abrechnung mit eigener Abrechnungsliste.

Abrechnungsart

Hier wählen Sie "Selbstabrechner".

Testindikator

Bei der ersten Direktabrechnung wählen Sie hier "Erprobungsdatei" bei den folgenden Abrechnungen "Echtdatei".

Nun speichern Sie Ihre Eingaben. In der Liste der Abrechnungen finden Sie nun Ihre Abrechnungsliste.

2. Verordnungen zur Abrechnung hinzufügen

In diesem Schritt werden nun die abgeschlossenen Verordnungen in die Abrechnungsliste eingefügt.

Gehen Sie dazu in der Abrechnungsliste auf "Rezept hinzufügen".

Es öffnet sich nun ein Fenster "RezeptExport". Dort klicken Sie auf weiter.

Es öffnet sich ein weiteres Fenster "Auswahl der Rezepte". In der Liste werden Ihnen die abgeschlossenen Verordnungen angezeigt, die abgerechnet werden können.

Wählen Sie hier entweder mit "Alle Auswählen" alle Verordnungen aus oder setzten Sie manuell das Häkchen links neben den Verordnungen um nur einzelne Verordnungen auszuwählen. Klicken Sie dann auf "Weiter".

Die ausgewählten Verordnungen finden sich nun in der Abrechnungsliste-

3. Rezepte auf Fehler und Vollständigkeit prüfen.

Klicken Sie in der Abrechnungsliste auf "Alle Auswählen" und dann auf "Prüfen" (s. Bild oben).

Die Verordnungen werden nun in den Farben Grün, Gelb und Rot gekennzeichnet. Die Farben haben folgende Bedeutung.

Grün: PraxWin hat in der Verordnung keine Fehler erkannt.
Gelb: Es liegt ein Hinweis zu dem Rezept vor. Zum Beispiel, dass der Eigenanteil noch offen ist.
Rot: PraxWin hat einen Fehler in der Verordnung erkannt. Beispiele sind: Es fehlt eine Pflichtangabe, die Behandlung wurde zu spät begonnen oder die Frequenz wurde nicht eingehalten.

Sollten Verordnungen die Farbe Rot haben, sollten Sie diese auf jeden Fall überprüfen! In dem Sie in der Liste auf eine Verordnung klicken, öffnet sich diese. Hier können Sie den Fehler anhand der Rezeptprüfung überprüfen und ggf. korrigieren.

4. Rechnungen drucken.

Schritt 5. Verordnungen taxieren. D.h. Rezepte bedrucken oder händisch beschriften und zu den Rechnungen zuordnen.
Inhalte sind: Ihre Praxis IK, Belegnummer (In PraxWin Rezeptnummer), Rechnungsnummer.
Der Ausdruck der Beleg-Nr. und der Rech-Nr. müssen aktiviert werden. Wie Sie die Funktion aktivieren finden Sie hier.
=> Sie können Rezepte aus dem Rezeptformulare bedrucken (Taste: "Rezeptsteite1 bedrucken").
=> Die Rückseite der Rezepte sollte selbstverständlich ebenfalls ausgefüllt und vom Patienten unterschrieben sein.
=> Die Belegnummer entspricht in Praxwin der Rezept-Nummer. Sie finden diese in der Rezeptliste und auch in jedem geöffneten Rezept oben in der Titelleiste des Rezeptes.
=> Die Rechnungsnummer finden Sie in der Abrechnungsliste in einer Spalte für jedes Rezept.

Schritt 6. Taste: An Dakota übergeben.

Schritt 7. Dakota öffnen => Stammdaten aktualisieren.

Schritt 8. und in Dakota Taste: "Daten verarbeiten".
=> Fertig.
=> Sollte hier etwas rot angezeigt werden, dann melden Sie sich bitte bei uns.

Schritt 9. Anschließend erhalten Sie per E-Mail pro Datei (TSOL0000 bzw., ESOL0000) eine Annahmebestätigung und bei einer Ablehnung der Abrechnung eine Ablehnungsmail. D.h. Sie müssen die Emails kontrollieren.
=> Sollten Sie für eine Datei keine Annahmebestätigung erhalten, dann klären wir das für Sie.

Schritt 10. Sortieren Sie die Verordnungen zu den Begleitzettel und Rechnungen.

Schritt 11. Senden Sie die Rechnungen mit den Begleitzettel und den Verordnungen an die Empfängeradressen der Begleitzettel.
Hinweis: Falls mehrere Begleitzettel gleiche Empfängeradresse haben, dann können Sie diese in einer Sendung zusammen versenden.

Eine detaillierte Anleitung können Sie hier runterladen: Download

Umstellung von Erprobungsverfahren auf Echtverfahren

In der Regel werden Sie von den Datenannahmestellen nach drei erfolgreichen Abrechnungen von Erprobungsverfahren auf Echtverfahren umgestellt. Diese Umstellung erfolgt nicht auf einen Schlag, sondern sie ist abhängig davon wie häufig Sie bei welchen Kostenträgern abrechnen.

Über die Umstellung werden Sie von den Datenannahmestellen per E-Mail oder per Post benachrichtigt. Sie tragen dann die IK der Datenannahmestelle in PraxWin unter Reiter:Rezeptabrechnung->Krankenkassen für Echtabrechnung ein.

In der Abrechnungsliste belassen Sie das Feld Testindikator auf "Erprobungsdatei"

PraxWin wird nun automatisch die jeweiligen Rezepte ESOL-Dateien (Echtverfahren) erstellen. Für die noch nicht umgestellten Krankenkassen werden weiter TSOL-Dateien generiert.

Für die Rezepte des Echtverfahrens müssen Sie keine Rechnungen mehr drucken. Der Begleitzettel (Taste:Begleitzettel) reicht aus.

Den Druck und den Versand können Sie nun in folgenden schritten ausführen:

Begleitzettel druck
Beschriftung der Verordnungen (wie bisher)
Übergabe an Dakota
Druck der Rechnung für TSOL Dateien.

EigenanteilForderung von Krankenkasse

Bei zuzahlungspflichtigen Patienten kann es vorkommen, dass trotz Aufforderung der Patient die Zuzahlung nicht bezahlt. In dem Fall können Sie in dem Rezept das Häkchen "Eigenanteil von Krankenkasse fordern" setzen. Dadurch wird bei der Abrechnung der Eigenanteil von der Krankenkasse eingefordert.

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