01 Rezeptabrechnung

Direktabrechnung mit der GKV? Warum und wie es geht!

Wie funktioniert die Direktabrechnung?

Mit PraxWin ist die Direktabrechnung schnell gemacht. Viele der dabei notwendigen Schritte sind Ihnen außerdem schon von der Abrechnung über ein Abrechnungszentrum bekannt.

Vor der ersten Abrechnung: Sie Installieren und Konfigurieren Dakota

Dakota Installationsdateien erhalten Sie von uns

Wichtig: für Support von Dakota ist navato Ihr Ansprechpartner!

Hinweis: Bei der Konfiguration von Dakota folgen Sie einfach nur den Anweisungen von Dakota.

Im Zuge der Konfiguration von Dakota in Dakota ein Zertifikat erstellt und bei der ITSG registriert. Die Bearbeitung dauert ca. eine Woche. Erst dann können Sie Ihre Verordnungen abrechnen. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, werden Sie von ITSG darüber informiert. Nun können Sie Ihr Zertifikat in Dakota online abrufen. Nun sind Sie bereit für Ihre erste Abrechnung.

Abrechnung:

a) Verordnungen sammeln

Zunächst müssen Sie, wie bei der Abrechnung über ein Abrechnungszentrum, die Originalverordnungen sammeln. Für die elektronische Übermittlung werden die Verordnungen in PraxWin erfasst.

b) Rechnungen erstellen

Nun müssen die Verordnungen den einzelnen Kostenträgern zugeordnet werden. Diesen Schritt übernimmt PraxWin für Sie! PraxWin hat bereits alle relevanten Daten und weiß direkt, welche Verordnung mit welcher Kasse abzurechnen ist.

Dies spart wertvolle Zeit!

c) Transportbegleitzettel ausdrucken

Die Transportbegleitzettel müssen später mit den Rechnungen per Post an die Krankenkassen verschickt werden. Auf ihnen ist aufgelistet, welche Verordnungen zu der jeweiligen Rechnung gehören.

Auch diesen Schritt kann PraxWin für Sie übernehmen! Haben Sie die Verordnung einer Abrechnungsliste hinzugefügt, erstellt PraxWin automatisch den Transportbegleitzettel. Diesen müssen Sie dann nur noch ausdrucken.

d) Verordnungen taxieren

Die Verordnungen zu taxieren bedeutet, sie mit allen abrechnungsrelevanten Daten zu versehen. Auch hier macht PraxWin Ihnen das Leben leicht! PraxWin hat bereits alle notwendigen Daten, sodass Sie die Verordnung nur noch bedrucken müssen!

e) Versenden der Rechnungen

Die elektronische Übermittlung an die Krankenkassen erfolgt einfach durch Mausklick! Nun müssen Sie nur noch die Originalverordnungen zusammen mit den Transportbegleitzetteln an die Krankenkassen schicken.

f) Bestätigung

Wenn die elektronisch übermittelten Rechnungen angekommen sind, erhalten Sie eine Bestätigungs-Email. Den abgerechneten Betrag erhalten Sie dann je nach Rahmenvertrag zwischen 14-28 Tagen überwiesen.

Anleitungen zur Rezeptabrechnung

Eine Anleitung für das Abrechnen über eine Abrechnungsstelle finden Sie hier: Anleitung

Einen ausführliche Anleitung für die Direktabrechnung finden Sie hier: Anleitung

Direktabrechnung kurz und knapp

1. Abrechnungsliste anlegen [Register: Rezeptabrechnung] => [Taste: Neue Abrechnung]

Tragen Sie hier unter Bezeichnung einen Namen für die Abrechnung z.B. Den Monat der Abrechnung und eine zusätzliche Bezeichnung ihrer Wahl.

Zusätzlich im Feld PraxisIk wählen Sei die IK ein, für die Sie die Abrechnung durchführen. Falls Sie mehrere IKs haben, muss für jede IK eine eigene Abrechnungsliste angelegt werden.

Abrechnungsart setzen Sie auf [Selbstabrechner].

Nach dem Speichern der neuen Abrechnungsliste können Sie diese mit einem Doppelklick öffnen. In der Abrechnungsliste setzen Sie bitte noch das Feld "Testindikator". Bei der allerersten Abrechnung wählen Sie hier [Erprobungsdatei] und bei allen weiteren Abrechnungen [Echtdatei] aus.

2. Rezepte hinzufügen.

Entweder in der Rezeptabrechnung über Taste: "Rezept Hinzufügen" oder Sie setzen die Abrechnungsliste im Rezept ein.
=> Rezept öffnen und dort im Feld Abrechnungsliste die Liste auswählen.

3. Rezepte auf Fehler und Vollständigkeit prüfen.

4. Rechnungen und/oder Begleitzettel drucken.
Bei der ersten Abrechnung müssen Sie Rechnungen und Begleitzettel drucken und verschicken.
Nach der Umstellung auf Echtverfahren (Echtdatei) reicht es nur noch Begleitzettel zu drucken.

5. Verordnungen taxieren. D.h. Rezepte bedrucken oder händisch beschriften und zu den Rechnungen zuordnen.
Inhalte sind: Ihre Praxis IK, Belegnummer (In PraxWin Rezeptnummer), Rechnungsnummer.
Der Ausdruck der Beleg-Nr. und der Rech-Nr. müssen aktiviert werden. Wie Sie die Funktion aktivieren finden Sie hier.
=> Sie können Rezepte aus dem Rezeptformulare bedrucken (Taste: "Rezeptsteite1 bedrucken").
=> Die Rückseite der Rezepte sollte selbstverständlich ebenfalls ausgefüllt und vom Patienten unterschrieben sein.
=> Die Belegnummer entspricht in Praxwin der Rezept-Nummer. Sie finden diese in der Rezeptliste und auch in jedem geöffneten Rezept oben in der Titelleiste des Rezeptes.
=> Die Rechnungsnummer finden Sie in der Abrechnungsliste in einer Spalte für jedes Rezept.

6. Taste: An Dakota übergeben.

7. Dakota öffnen => Stammdaten aktualisieren.

8. und in Dakota Taste: "Daten verarbeiten".
=> Fertig.
=> Sollte hier etwas rot angezeigt werden, dann melden Sie sich bitte bei uns.

9. Anschließend erhalten Sie per E-Mail pro Datei (TSOL0000 bzw., ESOL0000) eine Annahmebestätigung und bei einer Ablehnung der Abrechnung eine Ablehnungsmail. D.h. Sie müssen die Emails kontrollieren.
=> Sollten Sie für eine Datei keine Annahmebestätigung erhalten, dann klären wir das für Sie.

10. Sortieren Sie die Verordnungen zu den Begleitzettel und Rechnungen.

11. Senden Sie die Rechnungen mit den Begleitzettel und den Verordnungen an die Empfängeradressen der Begleitzettel.
Hinweis: Falls mehrere Begleitzettel gleiche Empfängeradresse haben, dann können Sie diese in einer Sendung zusammen versenden.

Eine detaillierte Anleitung können Sie hier runterladen: Download

Umstellung von Erprobungsverfahren auf Echtverfahren

In der Regel werden Sie von den Datenannahmestellen nach drei erfolgreichen Abrechnungen von Erprobungsverfahren auf Echtverfahren umgestellt. Diese Umstellung erfolgt nicht auf einen Schlag, sondern sie ist abhängig davon wie häufig Sie bei welchen Kostenträgern abrechnen.

Über die Umstellung werden Sie von den Datenannahmestellen per E-Mail oder per Post benachrichtigt. Sie tragen dann die IK der Datenannahmestelle in PraxWin unter Reiter:Rezeptabrechnung->Krankenkassen für Echtabrechnung ein.

In der Abrechnungsliste belassen Sie das Feld Testindikator auf "Erprobungsdatei"

PraxWin wird nun automatisch die jeweiligen Rezepte ESOL-Dateien (Echtverfahren) erstellen. Für die noch nicht umgestellten Krankenkassen werden weiter TSOL-Dateien generiert.

Für die Rezepte des Echtverfahrens müssen Sie keine Rechnungen mehr drucken. Der Begleitzettel (Taste:Begleitzettel) reicht aus.

Den Druck und den Versand können Sie nun in folgenden schritten ausführen:

  1. Begleitzettel druck

  2. Beschriftung der Verordnungen (wie bisher)

  3. Übergabe an Dakota

  4. Druck der Rechnung für TSOL Dateien.