Konfiguration von Raum- und Ressourcenplanung
PraxWin ermöglicht es Ihnen Räume und Ressourcen (z.B. für die Physiotherapie: Fangopackungen oder Heißluftbehandlungen) effektiv zu planen und zuzuordnen.
Die geblockten Ressourcen werden im Kalender dargestellt und auf Überschneidungen direkt hingewiesen.
Dadurch vermeiden Sie die Überbuchung von begrenzten Ressourcen.
A. Anlegen von Ressourcen
Unter "Stammdaten" -> "Ressourcen" haben Sie die Möglichkeit neue Ressourcen anzulegen, zu bearbeiten oder zu löschen.
Klicken Sie auf die Taste [Neue Ressource] und tragen Sie dann unter Ressourcenname den Namen der Ressource z.B. "Kabine" ein und im Feld Anzahl geben Sie die Anzahl der zur Verfügung stehenden Ressourcen (Kabinen) ein.
==> In der Regel reicht diese Konfiguration für Kabinen / Raumverwaltung aus und Sie können nun weiter unten mit Punkt B fortfahren.
Erweiterte Konfiguration:
Das Häkchen bei "Anzahl der Ressourcen wird pro Standort verwaltet" benötigen Sie nur, wenn Sie mehrere Mandanten oder Standorte in PraxWin verwalten.
Hierarchische Strukturierung von Ressourcen. Z.B. um einzelne Kabinen zu verwalten.
Wichtiger Hinweis: In der Regel ist eine hierarchische Strukturierung der Kabinen nicht notwendig!
Die Ressourcen können hierarchisch geordnet, so ist z.B. die Ressource "Kabine" als Oberbegriff den einzelnen Kabinen (K1, K2) übergeordnet.
Wenn Sie hierarchische Strukturierung konfigurieren möchten, dann legen Sie zu erst die oberste Ressource an z.B. Kabine und dann legen Sie die einzelnen Kabinen als K1, K2 uns. an und ordnen Sie diese einer übergeordneten Ressource (Kabine) zu.
Wird nun zur selben Zeit eine begrenzte Ressource gebucht, wird PraxWin Sie darauf hinweisen, dass diese nicht mehr zu dieser Zeit gebucht werden kann.
B. Buchung von Ressourcen
Zur effizienten Raum- und Ressourcenplanung empfiehlt es sich, diese zu automatisieren. Das bedeutet, dass jedes Mal wenn Sie eine Behandlung terminieren, die dazu benötigten Ressourcen automatisch eingeplant werden.
Kommt es sodann zu Überschneidungen, also zur ungewollten Überbuchung von begrenzt zur Verfügung stehenden Ressourcen, wird PraxWin Sie direkt darauf Hinweisen.
Die Konfiguration der automatische Ressourcenplanung nehmen Sie über die Preislisten unter "Stammdaten" -> "Preislisten" vor (siehe Bild unten).
1. Wählen Sie die entsprechende Preisliste und sodann die Behandlung aus der Preisliste aus, der sie die Ressourcen zuordnen wollen (s. Bild unten).
2. Nun können Sie in der rechten Spalte "Positionsdaten für Kalender" die entsprechenden Ressourcen der Reihenfolge nach eintragen. Auch gilt es wieder zu beachten, dass die Ressourcen hierarchisch geordnet sind.
Benötigen Sie zum Beispiel für die Anwendung einer Fangopackung lediglich eine, aber keine bestimmt Kabine, so tragen Sie unter "Ressource 1" "Fango" und unter "Ressource 2" "Kabine" ein (Beispiel unten)
3. Ressourcen farblich markieren.
Nun können Sie die Ressource noch farblich markieren (s.o). Dies kann für Sie insbesondere dann hilfreich sein, wenn die Vor- oder Nachbereitung der Ressource für die Behandlung weiterer Planung bedarf oder mit Mehraufwand verbunden ist.
Mehr zur farblichen Markierung im Kalender finden Sie hier.