04 Kassenbuch

Bei PraxWin können Sie im Kassenbuch die Geldbewegungen für den jeweiligen Abrechnungszeitraum chronologisch verbuchen. Wahlweise können Sie auch das Kassenbuch so einstellen, dass Sie die Buchungen nachträglich ändern können oder eine Buchung, die getätigt ist, nicht mehr verändert werden kann.

Die Kassenbuchausdrucke für den Abrechnungszeitraum (Tages-, Wochen- oder Monatsbericht) in Verbindung mit den Belegen, können Sie dann Ihrem Steuerberater übergeben.

Im Kassenbuch 1 – o. MwSt (ohne Mehrwertsteuer)- können Sie standardmäßig Posten wie Eigenanteil, bar beglichene Rechnungen aus Privatrezepten oder private Selbstzahlerleistungen verbuchen. Das heißt, die umsatzsteuerfreien Einnahmen.
Im selben Kassenbuch können Sie aber auch mehrwertsteuerpflichtige Zahlungen buchen. Ein Beispiel wären Artikelverkäufe (Salben, Bänder etc.)
Das Kassenbuch 2 können Sie verwenden, wenn Sie mehrwertsteuerpflichtige Leistungen separat verbuchen möchten.
Außerdem können Sie das Kassenbuch 2 auch dazu verwenden, Barbewegungen eines zweiten Betriebs getrennt zu buchen, z.B. ausschließlich für private Leistungen.
EC-Kartenzahlungen können ebenfalls über das Kassenbuch 2 dokumentiert werden. Außerdem kann das Kassenbuch für ein EC-Kartengerät konfiguriert werden. Das Gerät kann dann über PraxWin angesteuert werden und die Kartenzahlung wir direkt in das Kassenbuch gebucht.

Hier geht es zur Anleitung für die Konfiguration eines EC-Kartengerätes

Anlegen eines neuen Kassenbuches

Öffnen Sie dafür zuerst ein Kassenbuch [Finanzen] => [Kassenbuch]. Im Kassenbuch-Fenster befindet sich oben der Reiter "Neues Kassenbuch". Durch einen Klick auf diesen Reiter können Sie ein Kassenbuch anlegen.

Im folgenden Fenster können Sie das neue Kassenbuch benennen.

Auf der rechten Seite haben Sie zusätzlich die Möglichkeit eine Kassenschublade (siehe unten: Arbeiten mit der Kassenschublade) zu konfigurieren und Buchhaltungsinformationen zu hinterlegen.
Diese Konfiguration nehmen Sie bitte nach den Vorgaben Ihres Steuerberaters vor!

Weitere Informationen dazu unter: DateV Export

Stapelerfassung dauerhaft deaktivieren
Zu finden unter Reiter: "Stapelerfassung".

Mit dieser Funktion können Sie das Kassenbuch so einstellen, dass die Buchungen nicht mehr änderbar sind. Fehlerhafte Buchungen müssen dann mit einer Gegenbuchung rückgängig gemacht werden.

Falls Sie das Kassenbuch finanzamtkonform verwenden möchten, sollten Sie die Stappelerfassung dauerhaft deaktivieren!

Wie kommen Buchungen im Kassenbuch zustande?

Ausgaben werden ausschließlich über das Kassenbuch direkt verbucht.

Einnahmen können direkt im Kassenbuch erfasst werden

durch automatische Buchung bei Quittungsdruck.
durch aktives Speichern der Buchung.

Einnahmen können bei der Verwaltung gesetzlicher Verordnungen durch Kassieren des Eigenanteils verbucht werden. Siehe hierzu im Handbuch „Eigenanteil berechnen“.

Einnahmen können durch die Barzahlung einer Privatrechnung entstehen.

Einnahmen können durch die Barzahlung einer beliebigen anderen Rechnung, aus der Rechnung oder aus den offenen Posten entstehen.

Erfassung von Einnahmen und Ausgaben im Kassenbuch

Das Kassenbuch bietet Ihnen zwei Möglichkeiten, Barbewegungen zu erfassen und zu verwalten. Wenn Sie das Kassenbuch in PraxWin nur für Ihre interne Dokumentation verwenden möchten, dann können Sie sich frei für eine Konfiguration entscheiden. Möchten Sie aber ein Kassenbuch nach der Kassenbuchverordnung in PraxWin führen, sprechen Sie bitte die für Sie geeignete Konfiguration mit Ihrem Steuerberater ab. Gegeben falls kommt dann für Sie der Einsatz einer TSE Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) in Frage.

Möglichkeit 1: Arbeiten mit der Standarderfassung

Erfassen von Einnahmen:

Grundsätzlich werden Einnahmen chronologisch verbucht. Daher ist im Kassenbuch die Standardkonfiguration "Beim Quittungsdruck automatisch buchen" eingestellt. Wenn Sie beim Kassieren eine Quittung drucken, wird die entsprechende Summe verbucht.

Erfassen einer Ausgabe:

Registerblatt Kassenbuch >Taste: "Ausgabe buchen"

Danach geben Sie einen Text und die entsprechende Summe ein und gehen dann auf "Speichern".

Fehlbuchungen:

Bei Fehlbuchungen nehmen Sie jeweils eine Gegenbuchung vor! Bei falschen Einnahmebuchungen also eine entsprechende Ausgabenbuchung und umgekehrt.

Erfassen einer Gegenbuchung (Korrektur):

Registerblatt Kassenbuch >Taste: "Ausgabe buchen"(Bei falscher Einnahme)
Registerblatt Kassenbuch >Taste: "Einnahme buchen" (Bei falscher Ausgabe)

Danach geben Sie einen Text und die identische Summe zur Summe der Fehlbuchung ein und gehen dann auf "Speichern".

Diese Konfiguration können Sie mit einer TSE verwenden. Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

Möglichkeit 2: Arbeiten mit der Stapelerfassung

Beachten Sie bitte, dass bei dieser Konfiguration das Kassenbuch nicht mehr der Kassenbuchverordnung genügt. Wenn Sie diese Konfiguration nutzen möchten, sprechen Sie das bitte mit Ihrem Steuerberater ab!

Mit der Stapelerfassung können Sie für einen bestimmten Abrechnungszeitraum (z.B.: einen Monat) alle Bewegungen im Kassenbuch anpassen oder löschen. Der Abrechnungszeitraum beginnt mit der erstmaligen Aktivierung der Stapelerfassung (z.B.: zum Ersten eines Monats) und endet mit dem Abschluss der Stapelerfassung (z.B.: zum Letzten eines Monats). Der neue Abrechnungszeitraum beginnt dann automatisch am Folgetag.

Aktivierung der Stapelerfassung

Registerblatt Kassenbuch >Taste: "Kassenbuch konfigurieren" > Häkchen setzen bei: "Stapelerfassung aktivieren"

Erfassen von Einnahmen

In Verbindung mit der Standarderfassung ändert sich bei der Stapelerfassung grundlegend nichts. Auch bei dieser Konfiguration werden bei Quittungsdruck die Einnahmen automatisch gebucht.

Erfassen von Ausgaben und Korrektur von Fehlbuchungen

Wenn Sie die Stapelerfassung nutzen, können Sie über einen bestimmten Zeitpunkt alle Ausgabenbelege sammeln und kurz vor Abschluss im Kassenbuch nachtragen.
Bei Fehlbuchungen müssen Sie keine Gegenbuchung vornehmen. Sie können die Fehlbuchung einfach löschen.

Erfassen einer Ausgabe

Registerblatt Kassenbuch>Taste: "Ausgabe buchen".

Danach wählen Sie das Datum des Ausgabenbelegs, geben einen Text und die entsprechende Summe ein und gehen dann auf "Speichern".

Löschen einer Fehlbuchung

Registerblatt Kassenbuch > Buchung durch Anklicken markieren > Taste: "Buchung löschen"

Abschluss des Kassenbuchs

Wenn Sie ausschließlich die Standardkonfiguration für Ihre Buchungen verwendet haben, können Sie einfach einen Monatsbericht ausdrucken. Zusammen mit den Belegen geben Sie diesen Ihrem Steuerberater.

Wenn Sie die Stapelerfassung aktiviert haben, bringen Sie den Erfassungszeitraum wie folgt zum Abschluss:

Registerblatt Kalender > Taste: "Stapelerfassung abschließen" > Datumseingabe > "Abschließen".

Tipp: Warten Sie mit dem Abschluss möglichst bis zum Ende des Abrechnungszeitraums, denn alle zwischen Anfangs- und Enddatum getätigten Eingaben sind nach Abschluss der Stapelerfassung fix. Änderungen oder zusätzliche Buchungen können dann nicht mehr vorgenommen werden!

Buchen von Bareinnahmen

Artikelverkauf

Über das Kassenbuch können Sie Bareinnahmen verbuchen. Um diese Buchungen schneller vorzunehmen, können Sie in den Stammdaten Artikel anlegen. Diese stehen dann im Kassenbuch zur Verfügung.

Eine detaillierte Anleitung finden Sie hier: Verkauf von Artikeln.

Barzahlung einer Privatrechnung aus dem Rezept

Üblicherweise werden offene Privatrechnungen nach Rechnungsdruck ausschließlich in der "Offenen Posten- Verwaltung" geführt. Eine Ausnahme entsteht, wenn der Patient die Rechnung in der Praxis direkt bar bezahlt. In diesem Fall wird die Zahlung im Kassenbuch verbucht. Gleichzeitig wird in der "Offenen Posten-Verwaltung" der Posten angelegt und als beglichen qualifiziert.

Zum Verbuchen einer bar bezahlten Rechnung, rufen Sie zunächst das private Rezept auf.

Dann drücken Sie die Taste: "Rechnung echt" und setzen im Druckfenster das Häkchen bei "Barzahlung".

Wenn Sie nun Drucken erscheint das Kassenbuch mit den Buchungsdaten.

Nun können Sie

a. wie hier im Beispiel: Kassenbuch 1-o. MwSt.
b. oder EC-Karte auswählen.

für die Einnahme eine Quittung ausdrucken
und/oder direkt ins Kassenbuch buchen.

Barzahlung aus den Offenen Posten

Zu finden unter Finanzen => Offene Posten

Wählen Sie die offene Rechnung aus und klicken Sie oben auf die [Taste: "Zahlung erfassen"]

Im folgenden Fenster können Sie das gewünschte Kassenbuch auswählen

Eine Quittung können Sie hier nicht drucken!

Barzahlung aus der Rechnung

Zu finden unter Finanzen => Rechnungen

Öffnen Sie die offene Rechnung und klicken auf die [Taste: "Bar Zahlung"]. Nun erscheint das Kassenbuch mit den Buchungsdaten. Oben im Register können Sie das gewünschte Kassenbuch auswählen und über die Tasten [Drucken] und [Speichern] eine Quittung drucken und die Buchung in das gewählte Kassenbuch einbuchen.

Barbuchung direkt im Kassenbuch

Öffnen Sie das Kassenbuch und wählen Sie [Einnahme Buchen]

Als Artikel-Gruppe setzen Sie [Rechnung /Offene Posten] ein.

In das Feld [Artikel / Text] geben Sie die Rechnungsnummer ein und drücken die Taste: "Enter". Nun werden die Felder mit den Daten der Rechnung ausgefüllt. Sie können jetzt eine Quittung drucken und die Bareinnahme ins Kassenbuch einbuchen.

Bareinnahme des Eigenanteil einer Heilmittelverordnung

Direkt aus dem Rezeptfenster

Aus dem Rezept Fenster unter [Taste: "Eigenanteil berechnen"] wird der Eigenanteil berechnet und als Quittung oder Rechnung ausgestellt.

Wenn Sie eine Quittung oder eine Rechnung drucken, können Sie in dem Fenster das gewünschte Kassenbuch, in das gebucht werden soll, auswählen. Standardmäßig ist es das Kassenbuch 1 o. MwSt.

Falls Sie EC-Karten-Zahlungen akzeptieren, können Sie dafür ein eigenes Kassenbuch anlegen. Dieses Kassenbuch steht hier ebenfalls zur Auswahl.

Aus dem Kassenbuch

1. Der erste Schritt lautet: Rezept => "Eigenanteil berechnen". Die Quittung für den Eigenanteil wird ausgedruckt, dadurch wird direkt der Eigenanteil berechnet und in PraxWin gespeichert.

2. Nun können Sie sich im Kassenbuch über die Taste: "Eigenanteil" die ausgedruckten Eigenanteilquittungen, die noch nicht bar abgerechnet wurden, anzeigen lassen. Wenn Sie ein Rezept darüber auswählen, werden die Buchungsfelder im Kassenbuch ausgefüllt und mit der Taste: "Buchen" eine Buchung vorgenommen.

Nachdem die Zuzahlung im Kassenbuch eingebucht ist, in der Patientenkartei im Feld "Eigenanteil kassiert" ein Häkchen gesetzt. Dieses lässt sich nun nicht mehr entfernen. Die Buchung lässt sich im Kassenbuch allerdings auch wieder stornieren (siehe dazu unten).

Erfassen und Quittieren mehrerer Leistungen/Artikel im Kassenbuch (Mehrfachbuchung)

Hat ihr Patient mehrere Leistungen oder Artikel erhalten, können Sie diese auch zusammen im Kassenbuch verbuchen und dem Kunden eine Quittung ausstellen.

1. Öffnen Sie dazu das gewünschte Kassenbuch, in das Sie einbuchen wollen.

2. Geben Sie nun die Position ein, welche Sie in das Kassenbuch buchen wollen.

3. Anstatt nun die Position direkt zu buchen, gehen Sie auf "zum Stapel hinzufügen".

4. Unter "Buchungspositionen für eine Quittung" sehen Sie nun die Buchungen, welche auf einer Quittung zusammengeführt werden.

5. Wenn Sie weitere Artikel dem Stapel hinzufügen, werden sie auf einer Quittung erfasst,

6. Auf der rechten Seite, werden Ihnen der Gesamtbetrag der Quittung sowie der gegebene Betrag und das Rückgeld angezeigt.

7. Über "Quittung Drucken" wird nun die Quittung erstellt.

8. Mit "Speichern/Buchen" wird die Position in das Kassenbuch gebucht.

9. Über "Buchen und schließen" werden die Leistungen/Artikel als eine Buchung in das Kassenbuch eingebucht. Es öffnet sich automatisch das Druckfenster für die entsprechende Gesamtquittung.

10. Über "Quittung drucken" können Sie die Quittung jederzeit ausdrucken

Arbeiten mit einer Kassenschublade

Wenn Sie mit einer Kassenschublade arbeiten möchten, können Sie diese an PraxWin anbinden.

Für die Anbindung einer Kassenschublade benötigen Sie zwei Geräte:

Kassenschublade
Kassenschubladenöffner (z.B. 8005-U Öffner 12V für Kassenladen, USB)

Die Schublade wird über den Schubladen Öffner per USB Anschluss mit Ihrem Rechner verbunden.

Der Schubladen Öffner wird mit einer Treiber-CD geliefert. Für die Inbetriebnahme installieren Sie zunächst die Treiber des Herstellers.

Bitte entnehmen Sie die genauen Schritte der Installationsanleitung des Hersteller des Schulbladen Öffners und der Schublade!

Nach dem die Schublade erfolgreich am PC installiert ist. Können Sie PraxWin wie folgt für die Verwendung konfigurieren:

Wählen Sie über Registerblatt > Kassenbuch konfigurieren > ComPort die entsprechende Verbindung aus.
Wenn Sie das Häkchen bei Automatisch öffnen bei Buchen setzen, öffnet sich die Schublade beim Buchungsvorgang automatisch.
Alternativ können Sie die Schublade öffnen, indem Sie die Taste "Barkasse öffnen" drücken.

Archivieren eines Kassenbuches

Neu eröffnen eines Kassenbuches im neuen Jahr

Wichtige Hinweise:

Sie sollten das Kassenbuch nur dann archivieren, wenn Sie im Jahr 2018 keine Buchungen mehr vornehmen.
Nach dem Archivieren wird die Buchungsnummer wird dann ab 2010 mit 1 beginnen.
Den Anfangsbestand 2019 können Sie über eine Einlage einbuchen.

Die Archivierung und gleichzeitige Neueröffnung für 2019 können Sie wie folgt vornehmen:

1. Öffnen Sie das gewünschte Kassenbuch
2. Klicken Sie auf "Kassenbuch Konfigurieren"
3. Dann "Jahreswechsel – Archivierung"
4. Im neuen Fenster im Feld "Jahr" tragen Sie 2018 ein.
5. Dann klicken Sie auf die Taste: "Archivieren ohne Prüfung"

Ausblenden eines Kassenbuches:

1. Öffnen Sie das gewünschte Kassenbuch
2. Klicken Sie auf "Kassenbuch Konfigurieren"
3. Dann "Jahreswechsel – Archivierung"
4. Dann klicken Sie auf die Taste: In dem Bereich "Archivieren und KEIN neues Kassenbuch anlegen" auf "Nur Archivieren und ohne Prüfung".
5. Das Kassenbuch ist nun ausgeblendet. Allerdings finden Sie das Kassenbuch unter archivierten Kassenbüchern. Im Hauptfenster unter Finanzen=>Archiv

In archivierte Kassenbücher kann nichts mehr gebucht werden, die Buchungen kann man aber noch in den Patientenstammdaten unter Reiter: "Zahlungen" sehen.

1. Öffnen Sie das gewünschte Kassenbuch
2. Klicken Sie auf "Kassenbuch Konfigurieren"
3. Klicken Sie auf Taste: "Kassenbuch löschen"

Löschen eines Kassenbuches

Sie führen zuerst die Schritte zum "Ausblenden eines Kassenbuches" aus.
Dann können Sie das archivierte Kassenbuch öffnen und mit allen seinen Buchungen Löschen.

Ausführliche Beschreibung der Archivierung

Das Kassenbuch kann in PraxWin Jahrweise archiviert werden. So können Sie für jedes Jahr ein neues Kassenbuch eröffnen. Ob ein Kassenbuch mit der Buchungsnummer 1 und einem Anfangsbestand von 0,00€ anfängt, hängt von den Buchungen im Kassenbuch ab. Hierzu zwei Beispiele:

Beispiel 1:

Es gibt im Kassenbuch Buchungen, die entweder vor 2017 oder in 2017 angelegt wurden.

Wenn Sie nun das Kassenbuch bis einschließlich Ende 2017 archivieren, wird das neue Kassenbuch mit der Buchungsnummer 1 und dem Anfangsbestand 0,00€ anfangen. Falls Sie einen Betrag aus dem Vorjahr übernehmen möchten, dann buchen Sie den Anfangsbestand über eine Einlage ein.

Beispiel 2:

Es gibt im Kassenbuch Buchungen die vor 2017 oder in 2017 angelegt sind, aber außerdem noch Buchungen aus dem Jahr 2018.

Wenn Sie nun das Kassenbuch bis einschließlich 2017 Archivieren, wird das neue Kassenbuch mit der ersten Buchungsnummer im Jahr 2018 und dem Bestand aus der ersten Buchung anfangen. In diesem Fall kann die Buchungsnummer nicht auf 1 gesetzt werden.

Beispiel 3:

Sie können grundsätzlich das gesamte Kassenbuch archivieren und anschließend mit einem neuen Anfang. Das funktioniert, indem Sie das Kassenbuch bis einschließlich eines Jahresdatum nach der letzten vorhanden Buchung archivieren. Wenn Sie, z.B. das Kassenbuch bis Ende 2099 archivieren, sollten im Normalfall alle Buchungen archiviert werden und Sie können im neuen Kassenbuch mit der Buchungsnummer 0 und dem Anfangsbestand 0,00€ anfangen.

Die Archivierung in einzelnen Schritten

Kurz: Öffnen Sie gewünschte Kassenbuch und klicken Sie auf die [Taste: "Kassenbuch konfigurieren"] im neuen Fenster => [Taste: "Jahreswechsel Archivierung"]. Tragen Sie nun das Jahr ein, für das die Buchungen archiviert werden sollen, dann gehen Sie auf => [Taste: "Archivieren ohne Prüfung"]. Fertig.

Ausführliche Anleitung:

1. Öffnen Sie das zu archivierende Kassenbuch und rufen dort die Kassenbuch Konfiguration auf.

2. Im Konfigurationsfenster klicken Sie auf die [Taste: "Jahreswechsel-Archivierung"].

3.1 In das Feld Jahr tragen Sie das Jahr bis zu dem die Buchungen archiviert werden sollen ein. Es werden alle Buchungen bis einschließlich 31.12 des ausgewählten Jahres archiviert.

3.2 In der Gruppe: "Archivieren" und ein neues leeres Kassenbuch anlegen rufen Sie die Funktion [Archivieren ohne Prüfung] auf.

Nun wird das Kassenbuch archiviert. Die Archivierung kann nicht mehr rückgängig gemacht werden!

Stornierung einer Buchung im Kassenbuch

Im Kassenbuch haben Sie Möglichkeit ein fehlerhafte Buchung zu stornieren, auch wenn es sich um die Buchung einer Zuzahlung handelt.

Öffnen Sie dazu das Kassenbuch und wählen Sie die fehlerhafte Buchung aus und öffnen diese. Nun können Sie über das klicken des entsprechenden Buttons die Buchung stornieren. Im Kassenbuch wird eine dem stornierten Betrag entgegenstehenden Gegenbuchung eingetragen und mit dem Kürzel "storno" versehen.

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