Email aus dem Druckerdialog
In PraxWin können Sie jedes Dokument anstatt es zu drucken auch per Email verschicken.
[Fenster => Druckerauswahl => Taste: "Email"]
Im Email-Fenster können Sie in der Zeile "Anhang" über das Pluszeichen "+" in die Auswahl weiterer Dokumente gelangen.
Im darauf folgenden Fenster, können Sie eine Vorlage aus den "Druckvorlagen" auswählen. Diese werden unter Druck => "Druckvorlagen konfigurieren" angelegt. Die Vorlagen werden mit Daten aus PraxWin (Patienten, Rechnung, Termindaten) ausgefüllt.
Unter "Dokument-Dokumentationsvorlage" können Sie ein Dokument aus der Dokumentation auswählen. Diese Funktion steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie das Dokumentationsmodul gekauft haben.
Das Dokument kann ein Bilder oder eine PDF- bzw. oder Word-Datei sein. Die Dokumente werden nicht mit den Daten aus PraxWin ausgefüllt. Es kann sich hier z.B. um Formulare, die auszufüllen sind, handeln.
Die Dokumente müssen in PraxWin abgespeichert werden. Sie speichern die Dokumente unter "Dokumentation==>Dokumente" verwalten ab und zwar entweder als "Eigene Dokumente" oder als "Dokumentationsvorlage".
Hinzufügen Email Anhangen über Textbausteine
Über die Textbausteine können Sie fertig formulierte Texte für Ihre Emails hinterlegen. In den Texten könne Sie Platzhalter für Briefanrede, Termine, Praxisnamen und div. andere verwenden.
Es gibt zwei vorgefertigte Textbausteine, die Ihnen bereits zur Verfügung stehen. Das sind
Email Terminerinnerung
Email Terminzettel
In diesen Textbausteinen aber auch in allen anderen Textbausteinen können Sie Anhänge definieren z.B. Anfahrtsskizzen, Hinweise zur Parksituation oder ähnliches.
Dieses wird dann für alle Emails als Anhang mit verschickt.
Wichtig: Es muss sich um ein Pdf-Dokument handeln, welches in PraxWin hinterlegt ist.
Das Dokument muss unter [Reiter: "Dokumentation" => "Dokumente Verwalten"] abgelegt sein.
Wie in dem Bild dargestellt, muss das Dokument unter "Behandlungsdokumentation Vorlagen" als PDF abgelegt sein.
Der Name in der Spalte wird in einem Textbaustein als Verweis verwenden (s. weiter unten). Hier in dem Beispiel ist es "ErgotherapeutischerBericht.pdf".
In einem Textbaustein bauen Sie den den Verweis nun wie folgt ein:
1. Wählen Sie unter dem Menüpunkt "Dokumentation" das Feld "Textbausteine pflegen".
2. Wählen Sie sodann die gewünschte Email-Vorlage aus, der das Dokument angehängt werden soll, z.B. "Terminzettel.
3. Öffnen Sie die gewünschte Vorlage.
4. Wählen Sie nun aus der Liste rechts den Platzhalter ["Anhang"] aus fügen diesen hinzu.
5. Nun fügen Sie hinter [Anhang:] den Dokumentennamen ein.
Wichtig: Dieser muss exakt dem tatsächlichen Dokumentennamen entsprechen!
Am Besten kopieren Sie den Dokumentennamen direkt aus der Dokumentenliste unter: "Dokumente verwalten" , dann das gewünschte Dokument öffnen und oben rechts den Dokumentennamen herauskopieren.
6. Wenn Sie nun speichern und schließen, wird das gewünscht Dokument automatisch mit dem Email-Versand der Vorlage als Anhang mit verschickt.